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アメリカンまたたび

留学はまたたび

【留学】大学の留学生入試課の人へ送るメールのアドバイス

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askでリクエストいただきました。 ありがとうございました。
大学のアドミッションオフィサーに出すメールの書き方を記事にしてくださるとすごく嬉しいです( ; ; )

書き方といっても別にテンプレートなんてないです。 自分が疑問に思うこと、聞きたいことをそのまま英語にすればいいです。わたしも最初はほんと何もわかんない中とりあえず文章頑張って考えて何十分もメール読み返して送りました。自力で留学手続きをした人はみんなやっていることだと思います。

ただやはり何十回と大学の留学生の入試の担当スタッフとメールのやり取りをしてきた中でいろいろ考えることがありますので、 今回はアドバイスを含め、入試のスタッフへメールを送る際に心がけておくといいことをまとめますね。


①大学のホームページの入試情報は完璧に把握するべし

大学のHPに書いてある出願のプロセスを聞くのはただの馬鹿だと思います。。なんのためにHPに書いてあるのかわかりません。英語で書いてあるのはあたりまえなので、「英語で書いてあるからわかんない」などと放棄して誰かにやってもらうのは避けたほうがいいんじゃないですかね。なにがなんでも自分でやるのです。
そしてここに書いてあることはもっとも大事なことです。わからなかったらわかるまで辞書で調べます。

そこで出願で揃えないといけない書類や期限、ステップなどを把握します。ポイントごとにメモにまとめるのとわかりやすくていいと思います。


②大学のHPの情報を踏まえた上で自分のことについて書く

最初に送るメールには自己紹介をしましょう。自分がどんな人物かどうかを書きます。そこで入試担当のスタッフに自分という存在をアピールして認識してもらうのです。 ここで印象強く担当者の記憶に残すことができたら、その後のメールのやり取りもスムーズです。
そうすることにより「あ!こないだメールしてくれた君だね。ヤッホ!」などというやり取りも、もしかしたら生まれるでしょう。お互いに話しやすい環境を構築させます。

どんなことを書くのかというのは、
・国
・年齢
・学年
・興味ある専攻
とかでしょうか。 

例えば語学学校に通っている人はその旨も書いた方がいいですね。わたしは日本の大学を辞めて、今はカリフォルニアのコミカレに通って1年が経とうとしている、とか書きました。

なぜこれをやるべきかの第二の理由は、提出すべき書類がわかることがあります。場合によってはHPで提出しろと書かれている書類を提出する必要がないケースもあるからですね。
わたしの場合はコミカレへ行くまでに大学に行っていたので、高校の成績の提出が不要でした。普通はコミカレから4大へ編入するときは必要なんです。これもメールで自分のこれまでの経歴を話したからわかったことです。

まあこういうことがある場合もあるので、自己紹介はちゃんとしておいたほうがいいと思いますね。なくてもやっておいて損はないです。

で、自己紹介したら聞きたい質問を箇条書きとかでわかりやすくまとめて聞きます。

③終始、英語の丁寧な表現を心がけること

日本の海外に憧れちゃう系の若い子たちはスラングとか、略語とかよく使いますけど、大学の入試スタッフにそんな下品な英語は厳禁です。こいつは変な英語使うのかというレッテルが貼られるだけです。また英語に敬語はないだろうとよく言われていますけど、それも立派な嘘なので、ここは丁寧な言葉遣いを心がけるべきです。

まあ丁寧な表現もそう簡単にはわからないです。どんな単語を使うべきなのかとかさ。わからないうちはネットに転がっている丁寧な表現集でも頼りにしてみてください。わたしもネットに転がっているテンプレートを見たり、あとはスタッフからくるメールを参考にしてどういう表現がいいのかというのを覚えたものでした。

やっぱネイティブが書いている英語は参考になります。こういう場面ではこの単語を使うのかとかを何度も見て、実際に使ってみて、っていうことの繰り返し。見るだけはダメです。実際に使ってみるのが大事ですよね。繰り返しやらないときちんとした表現はいつまでたっても身につかないからです。

日本語のビジネスメールと同じです。あれも最初はどんな敬語がふさわしいのかとかわからないですよね。だけど何度も送ることでわかるようになるじゃないですか。あとは上司の人のメールを参考にしたり。英語もやり方は同じです。

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とまあこんな感じでしょうか。そもそも入試のスタッフにメールをするのは、出願プロセスでわからないことがあるからであるので、わかんないことは直接スタッフにメールで聞いてください。
わたしも知りもしない大学の入試のこととか個人的に聞かれることがたまにあるんですが、知ったこっちゃないです。なのでいつもスタッフに直接聞いてくださいと言います。

こうやって英語でメールでやりとりして自分が欲しい情報を手にいれること、これも勉強だと思います。そして手に入れた情報をもとに自分の頭で最適な情報を振り落とし、それらを元に自分で決断すること。これが留学するにあたって一番最初に大事になってくることだと思うし、自分で考える癖をつけるのにいい機会になると思います。

Good Luckです。

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