アメリカンまたたび

2018年秋からニューヨーク大学の大学院で留学生教育を勉強する予定。

アメリカの大学院入試の推薦状:教授や上司に執筆を頼むためのメールやマナーなど

今回は大学院入試の推薦状について詳しく書きます。

テーマは推薦状の執筆を教授や上司に頼むためのメールの文章とマナー。頼むのにも丁寧なメールを書かないといけないし、マナーがあります。また補足情報を求められることも。この記事を読めば、大学院進学のための推薦状のことがだいたいはわかるようにしておきます。

この記事は日本で大学学部に在籍しているorしていた人向けではなく、アメリカなど海外の大学で学部生をしていたorしている人がぴったりだと思います。日本の大学だと、日本人の教授が推薦状書き慣れていなくて自分で書かないといけないというケースをよく耳にするんですよね。わたしは一文字も自分で書いていないので、このケースには対応できませんので、あらかじめご了承ください。

1. そもそも大学院の入試に推薦状がなんで必要なのか

大学院の入試において、推薦状がしめる割合は大きいと言われています。わたしもそう聞いてきました。大学の入試を担当する人からすれば、わけのわかんない学生がいきなりやってくるけど、この人はどんな人物なのかがわからないから、その学生をよく知る人から第三者的な目線で学生の人物像を知りたいんだと思います。

その学生のリーダーシップスキル、グループワーク内での役割、ライティングの能力、大学院での勉強に耐えられるかどうかなどを推薦者は答えます。実際に推薦状の項目を見てみると、こういうのが書いてあるんです。

だから大学院の入試で有利になるためには、自分のことをよく知っている教授や大学のスタッフ、インターン先の上司に頼むのがベストです。よく知っている人なら、自分のことをより細かく書いてもらいやすくなります。ただ授業を取っただけでろくに質問にも行かなかったような教授に頼むのは危ないですよね。

だから先日の記事で、アメリカの大学で教授と仲良くなることは大事だと言ったのです。

americanmatatabi.hatenablog.com

教授だけではなく、毎学期お世話になっているアカデミックアドバイザーが書くというケースもあります。あとキャンパスで仕事をしていたような人は、その仕事の上司でも。誰に書いてもらうかも大事ですが、その人が自分のことをどれだけ知っているかが肝心なのです。

誰に書いてもらうか、ということですが、より有名な人だといいというのは噂話レベルで聞きます。これは大学院の入試ではありませんが、ギルモアガールズというドラマで主人公のローリーがニューヨークタイムズのインターンに応募する場面があります。そこで「タイムズの編集長に推薦状を書いてもらったから大丈夫」とか言われているんです(まあ結局ローリーはNYTのインターンには落ちてしまうのだけど)。

その書いてくれる有名人と仲が良く、その人が自分のことを評価してくれているのであれば問題ないし、むしろ素晴らしいコネクションだと思います。だけど有名人と顔見知り程度なのに書いてもらおうなんていうのはまあ危険でしょうね。

2. 推薦状を書いてもらうリクエストメール

今、アメリカなどの国外の大学に在籍している人で、卒業後すぐの大学院進学を考えているのであれば、推薦状のリクエストは直接教授やアドバイザーに会いに行ってお願いするのがベストかなと思います。

オフィスアワーなどの時間に、直接会って話をしたほうが、頼みやすいかもしれません。

もし、わたしのように日本に帰ってきてしまったとかで会えない場合のリクエスト方法はメールになります。もしFacebookで友達だったら、Messangerでリクエストするのもアリです。だけどメールが一番です。Messangerの場合はメールのアドレスがわからない時のためです。

以下の画像はわたしが実際に教授に送ったメールです。必要に応じて拡大して見てください。

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いろいろなサイトを参考にしながらメールの構成や内容を考えてみました。

簡単な構成は以下の通り。

① 宛名

② 自分が何者なのかを言う(教授は何百人もの学生を見ているんだから、名前を聞いただけでは思い出せないこともある。何のクラスを取っていたかとかを言うといい)

③ メールの趣旨(推薦状のお願いのためにメールしたってこと)

④ 受験予定の大学一覧(プログラム名も)

⑤ なぜその教授(アドバイザー・上司)にお願いをしたのか

⑥ 大学院に行きたい理由を手短に

⑦ 締めの挨拶(Thank you for〜から始めるといいかも)

メールの構成を考える参考までに、以下のサイトはわかりやすくていいと思います。

Requesting and Submitting Letters of Recommendation | Career Services

→University of Maineのサイト。ここに載っているサンプルメールはいいですね。大学院入試向けって感じで、こんな感じに書けばいいんです。

www.iup.edu

→Indiana University of Pennsylvaniaのサイト。こちらは注意事項が細かく書かれています。注意しないといけないことが一目瞭然ですね。

特に、

Do not assume that your professors will agree to write a letter for you. Ask politely for a response to your request. Allow one week for the response. If the answer is yes, write a brief thank-you note. If the answer is no, contact the next person on your list. If you do not receive a response, contact the professor again with a reminder.

これは大事ですね。

あとメールのリクエストに関する記事を読んでいると、大学院の出願締め切りをリクエストのメールで書くというのがあります。わたしはまずは許可をもらえるのかどうかを確認してから、具体的な締め切りと推薦状を送る方法について連絡しました。

そしてこの一番最初に送るリクエストのメールに、自分の英語の履歴書を添付しました。履歴書を送るという人は多いようです。自分が今やっていることとか、その教授のクラス以外でどんなことをやってきたのかとかを伝えるためです。

ここまでやれば、教授やアドバイザーが自分のことを認識していてよっぽどのことがない限り、OKしてもらえると思います。

3. 補足情報を教えてほしいと言われることも

教授たちが推薦状を書くにあたって、補足情報が欲しいと言ってくることがあります。わたしの場合は、最初のリクエストのメールを送ったあと、以下のようなメールが来ました。

How very nice to hear from you. Yes, I will be happy to recommend you for graduate programs in the U.S. At this point you need to give me as much specific information as you can. (This way I can make your letter more detailed and convincing.) The courses you took with me. Your grades. Significant memories from these courses. Your major and minor. When you came to the U.S. Why you want to return to the U.S. Your family background, etc. Please also tell me the deadlines for your applications and where I send my letters.

メールに"This way I can make your letter more detailed and convincing."とあるように、より詳細な人物像を書くためには必要ということらしいです。またより詳細に書いてある方が、大学院側も教授がちゃんと自分のことを知っているんだということで有利になることもあります。

ここで聞かれているのは、

① 自分が受講した教授のクラスとその時の成績

② 教授のクラスでの思い出

③ 学部の専攻と副専攻

④ いつアメリカに来たのか

⑤ なぜアメリカにまた戻って勉強したいと思ったのか

⑥ 家族のこと

です。

もしも教授側から言われなくても、自分でこれらの情報をまとめたwordファイルでも送ったらいいと思います。あるのに越したことはないし、あくまで参考資料として。一問一答みたいじゃなくて、より詳細に、詳しく書きましょう。

4. 参考になりそうなサイト

推薦状をお願いするなどで参考になりそうなサイトを貼っておきます。

Graduate School - Letters of Recommendation | Career Center

→UC Berkeleyのサイト

Tips for Requesting Letters of Recommendation | Graduate School

→コーネル大学のサイト

onlinelaw.wustl.edu

→Washington University(ミズーリ州)のサイト

このように大学のキャリアセンターとかのサイトがたくさん出てきますね。信憑性もあるので、とても参考になるかと思います。

5. 推薦状のフォームの存在

推薦状のフォームを知っている人は知っていると思いますが…。推薦状って送るだけじゃないんですよね。レターとなる書類を添付する以外に、教授たちは学生のことを評価するアンケートみたいなのを答えるんです。

以下のリンクは、カリフォルニア州立大学ロングビーチ校(CSUL)の教育学に関するプログラムのアプリケーションです。

http://www.csulb.edu/sites/default/files/groups/college-of-education/ma-education-option-social-and-cultural-analysis-f18-aim-edit_2017-10-04.pdf

このPDFの一番最後のページを見てみてください。推薦欄があります。学生のスキルを聞くほかに、いかにその学生をRecommendするのかの欄があります。まあDo Not Recommendを選択するケースは稀かもしれませんが、教授たちはこのようなフォームに回答しているということを知っておくべきだと思います。

ただ、教授が何を選択したかは聞いちゃダメです。フォームの存在だけ知っておいてください。

CSULに限らず、どこの大学でもこのようなフォームはあります。

以上です。

今回は初回のメールなどについて詳しく書きました。その後のやり取りは推薦してくれる人の指示に従ってください。あとは大学院側からのRequirement、提出のスケジュールなども考える必要があります。

特にスケジュールは要注意です。大学院によっては、Applicationを提出した後に教授たちが推薦状を送れるようになるところもあるし、Applicationを提出する前に推薦状のみ提出できるところもあるし。提出の仕方とスケジュール。超大事です。教授たちはギリギリまで提出してくれないなんてこともあるので、この辺に注意してください。

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