クイーンズの某大学の交換留学オフィスでのインターン経験

前の学期にやっていたインターンのことについて書こうと思います。よくインターンで何をやっているのか聞かれましたし、自分自身の経験の整理のためにも書き残しておこうと思います。

わたしは2019年の1月17日〜5月10日までの約4ヶ月間、クイーンズの奥地にある某私立大学の交換留学オフィスでインターンをしていました。わたしが通うNYUの国際教育プログラムでは、インターンをしないと卒業ができないことになっています(これも賛否両論ですけど)。その一環でインターンをやったわけです。

仕事を得るまでのことは、この記事に書きました。

americanmatatabi.hatenablog.com

よく間違えられますが、留学生オフィスではないです。交換留学オフィスです。相手する学生の98%はアメリカ人学生でした。アメリカ人学生が1学期間の短期の留学に行く際のお手伝いをするオフィスだと思っていただければ。

今回の記事では具体的にどんなことをやっていたのかを書きます。

わたしの主な業務は以下の通り。

・提携大学とその大学がある都市についての情報収集と、Webサイトに載せるコンテンツ作成

・イタリア学生ビザの領事館ごとの必要書類の違いを調べてまとめる

・150-200人ほどの学生の合格証明証と保険会社からの手紙を印刷してクリップでとめて、alphabetical orderに書類を整理する

・学生のメール対応

・学生がイタリアとフランスのビザ面接に行くにあたっての、必要書類の説明と確認(アドバイジング)

です。

提携大学とその大学がある都市についての情報収集と、Webサイトに載せるコンテンツ作成

わたしがインターンしていた大学では、世界中に約10校くらい交換留学の提携校がありまして、その大学を一個一個調べる作業がこれでした。ホームページにそれぞれの大学の概要、どんな都市に位置しているのか、交通の利便性、どんなプログラムが人気なのか、どんな専攻の人が交換留学できるのかが載っています。そのためのコンテンツ作成として、調べて書く作業って感じですね。

イタリア学生ビザの領事館ごとの必要書類の違いを調べてまとめる

イタリアのビザはどれもそうだと思うんですが、

・面接をする領事館は自分の運転免許証(またはState ID)に記載されている住所を管轄するところじゃないとダメ

・領事館によって提出書類が若干異なる

・領事館によってアプリケーションフォームが異なる

というまあ厄介です。領事館ごとにどんな書類がいるのかどうかを調べて、表にまとめる作業をしました。

というのも学生はアメリカ各地から集まってくるんで、みんな免許の住所がNYとは限らないんですよ。わたしが会った学生で多かったのは、フィラデルフィアとサンフランシスコにapplyする人かな。シカゴとヒューストンが若干名。それぞれ微妙に提出書類が違うんですよ。

この作業はイタリアの学生ビザがどんなものなのかを知るのにあたってとても有意義なものだったと思います。

150-200人ほどの学生の合格証明証と保険会社からの手紙を印刷してクリップでとめて、alphabetical orderに書類を整理する

どの国の学生ビザでも大学からの合格通知は提出義務があると思います。その合格通知を作る作業がありました。

テンプレートドキュメントにWordのMail Mergeで学生の名前や誕生日を挿入し、フランスのビザならPDFにして、イタリアなら保険会社からの手紙も作ってっていうかなり地味で気が遠くなる作業です。

まあフランスは宛名が違う同じ合格通知を2種類作らないといけなかったですね。ひとつはCampus Franceという、ビザ手続きの一番最初にやらないといけないアプリケーション。ここで提出する合格通知はPDFで学生のオンラインアカウントにアップします。また学生がビザ面接に行くときはまた別の合格通知がいるので、これは印刷して、パケットを作っていました。

イタリアの場合は、アメリカの自分の所属大学、イタリアの大学の2つの合格通知と保険会社からの手紙の3つの書類が必要になります。学生ひとりひとりが受け取りやすくするために合格書類パッケージを作ります。3つの書類をクリップでとめて、アコーディオンファイルにアルファベット順に整理します。

この作業してて思いましたが、我々留学生のI-20を作るのもおそらく大学院生のアシスタントなんですよね。彼らがホチキスで何百人、何千人もの学生のI-20をまとめているのかと思うと頭が上がりません(そのためにもI-20は電子化してくれませんかね)。

学生のメール対応

この大学の学生でイタリアとフランスの交換留学に行く人は、ビザの面接前に我々と会って書類のチェックをしてもらわないといけない義務になっていました。ビザアドバイジングです。

学生がアドバイジングの予約をオンラインで取ったら、confirmation emailをわたしが手動で送っていました。まあ自動化できたら楽なんですけど、あえて手動でやっていました。

というのも先ほどちらっと書いた通り、イタリアのビザは領事館ごとに提出書類が異なります。大学のWebsiteにはNYの領事館のRequirementしか載っていません(Websiteの説明書きを読まない人も多数)。フィリーの書類を揃えないといけないのに、NYの書類を持ってきた人がいました。そうするとお互いに時間の無駄になるわけです。

学生が予約に来る前にしっかり自分が揃えないといけない書類を理解させるために、予約の日時のconfirmをするとともに、その人の必要書類の説明も簡単にしていました。まずは学生のpermanent addressを調べ、その住所を管轄する領事館のwebsiteに行き、ビザの詳細リンクを送るって感じですね。

ニュージャージーやメリーランドは州ではなく郡ごとに行く領事館が変わってくるので、いちいち都市名をググって、countyは何ていう名前なのかを調べ、そのcountyはどこの領事館なのかっていうのを確認するという作業をやっていました。

ビザアドバイジング

最後の2ヶ月はほぼずっと学生に会って、彼らのビザ書類の確認をする業務が中心でした。 ビザアドバイジングは個人的にすごく楽しかったですね。

このビザアドバイジングは本来なら書類の説明をする時間ではなく、学生が集めた書類がちゃんと領事館で受理されるかどうかをチェックするものでした。なので我々の目標は、予約の際に学生が全部の必要書類を持ってくることです(application form、パスポート、パスポートサイズの写真、成績表、bank statementなど)。

この大学では学生が自力でビザの申請をしなければいけません。我々はその手助け。どんな書類が必要なのか、それぞれの書類はどんな見た目をしているのか、ビザ面接の予約はいつからいつまでに取らないといけないのかを説明します。

一応オフィスのWebsiteにも必要書類の説明書きはあるんですけど、特に初めて海外に行く学生にとっては理解するのが難しいようでした。まあそりゃそうだよね。わたしも初めてF-1ビザ申請した6年前、わけわからないことだらけだったし。イタリアとフランスはアメリカよりも複雑なので、その気持ちはよくわかります。

というわけで書類やプロセスが複雑なので、よくアドバイジングの時間にも書類を説明することがありました。

面接開始日が近づいてくると(学生は出発日の90日前からじゃないと面接予約できない)きちんと書類を集められる人も増えていきました。まあ先ほど書いた通り、confirmation emailにその人に合わせた必要書類の説明をしたのも効果があったと思います。

アドバイジングの時は、application formに記入漏れはないか、正しいbank statementを持ってきているか、 パスポートサイズの写真はあるのかなどをかなり細かく確認します。例えば、イタリアビザはapplication formに書く住所は自分の免許証に書かれている住所じゃないといけないんですよね。大学の寮の住所とかだとダメなわけです。こういうかなり細かいところ、学生がよく間違えるところを注意深く確認していました。

チェックすると同時に、学生があとで書類不備を確認しやすいように、チェックリストシートにコメントを細かく書いていました。どんな書類が今日はなかったのか、成績表がなかったからregister officeでorderしようとか(どこでorderしたらいいかわからない人もよくいたので、きちんと場所を書く)、パスポートサイズの写真がないからwalgreenとかで撮りに行きましょうとか、prepaid envelopeはFedexUPSはダメ・USPSでもらわないとダメどか。口頭でももちろん言いますが、人は誰しも忘れる生き物なのできちんと書いてあげます。ここまで細かく書くのはわたしが勝手に始めたものですが、学生から「これは助かる。本当にありがとう」と感謝されることが多かったのでやるべきことだと思っていました。

以上です

今学期は精神的に参ることが本当に多すぎて常にストレス爆発状態だったんですが、そんな中でインターンに行くことがわたしにとっての癒しでした。直属のスーパーバイザーが本当にいい人すぎて、こんな人になりたいなといつも思っていました。

東京にいた時の職場がいろんな意味でクソだったというのが引き立ったのか、彼女と仕事をすることで一緒に働く人は改めて大事だなと思わされました。同僚に適度に気を使ってコミュニケーションを円滑に取ること、プロフェッショナルな言葉遣いやマナーなどアメリカで生活したり、働いていく上で大事なことを教わった気がします。

またこのインターンでは、大学生を相手にするカスタマーサービス、ビザの知識とそれらを説明したり確認するスキルを身に付けることができました。ビザは基礎知識があれば、だいたいどこの国も似たようなものなので、知識が応用しやすいです。

英語で仕事をすることについても自信が持てるようになりました。アメリカで働く初めての職場がここでよかったなと心の底から思います。ここで学んだことを元に今後のキャリアに生かしていきます。

 

 

2019年春学期のふりかえり

しばらくブログを書くことができていませんでした。ご無沙汰しております。まだ読んでくださる方がいたら嬉しいです。昨日、最後のファイナルペーパーを提出し、わたしにもようやく夏休みが来ました。今日はそのふりかえりをしたいと思います。

今学期は、まあ、簡単にいえば散々なことだらけな学期でした。自分ではなく、他者の行動がきっかけで精神的に参ることが非常に多く、正直なところ自分自身で精神面を対処するのが困難でした。

まあまずは手首の怪我ですね。ここから全ての悪夢が始まった気がします。手首の怪我は他者からというよりは、自分のせいですけど。手首を怪我したことで、これまで普通にできていたことにものすごく時間をかけるようになって、イライラすることが増えました。スポーツをやるタイプではないので、今までこういう怪我をすることがなかったものですから、自分自身の精神的なダメージがものすごく強かったです。「あぁなんで怪我をしてしまったんだろう」だとか「怪我さえしなければもっと楽なのに」とか、怪我することに慣れていないがゆえにそういう風に自暴自棄になっていたところがありました。

2つ目は性犯罪被害ですね。あれを犯罪と呼べるのかどうかは、自分の中でまだ答えが出ていません。わたしの意に反した非常に不快な行為をされたので、それがトラウマになってて、今学期は数回カウンセリングセラピーに通っています。今月末にも予約をいれています。まあこれは大学の担当カウンセラーとお姉さん的存在の仲の良い方1人にしか話していなかったです。なので自分の中で閉じこもることが多く、いろいろなことが半年くらいたった今でも言語化できていません。夏にはグループカウンセリングに行くことにしたので、ここで仲間を作ったり、自分の経験を何人かに話すことで、モヤモヤや疑問点をクリアにしていこうと思っています。

最近、日本では性犯罪の加害者が無罪になるケースが相次いでいます。その際によくツイッターとかで議論になる「同意の有無」ですけど、最初に同意があっても行為次第では犯罪になり得ることがあるんですよね。まあそういうことを痛感した一件でした。

またこのときに大学側のスピーディかつ不安にさせない対応にすごく驚きました。アメリカの大学における性犯罪対処のケースの1つとして、より多くの人に知ってもらいたいと思っているので、近いうちに精神的に心が大丈夫だったらブログに書こうと思います。

3つ目ですけど、恋愛修羅の街のNYCの恋愛事情にすごく振り回されて、これまた精神病みましたね。性被害に遭ったというのもあるし、それに追い討ちをかけるかのように、ことごとくいろんなデート(しかも1回目で終わること方が圧倒的に多い)がうまくいかないことの繰り返し。縁がなかったと割り切るしかないですけど、nothing workedですよ。ここまで散々なことってあるのか〜という気分ですね。まあこの街は人で溢れているし、代わりの人間なんていくらでもいるんですよね。田舎の方が恋愛が楽だったと思う毎日です。まさか恋愛というかデーティングでここまで心が疲弊するとは思っていませんでした。

4つ目は大学での勉強ですかね。今学期はあまりそこまで楽しいと思えることがなく、やらなければいけない課題を淡々とこなすだけだった気がします。まさしくSpark Joyしないんですよね。精神的に病んでいたので、課題もAは取れるけど、しっかり向き合えていないっていうか。PhDへの進学を考えていたのはいいものの、自分は何がやりたいのかな?というのが全然わからなくなったり。またインプットすることばかりで、自分でアウトプットをする機会を得ることができていなくて、自分がどこまで能力が進歩したのかが見えなくてまた悩んだり。今ここで書いていても要点がぐちゃぐちゃしているので、まあ自分でもわかってないんですよね。このままでいいのかと悩みながらも、前に進むことができなくてグズグズしているって感じでした。

書いててわけわからなくなってきたので、今日はこの辺にします。ネガティブなことしか書いてないじゃんってお思いの方も多いかもしれません。まあそれがわたしの春学期だったってことです。責めないでください。

夏休みは、精神面の療養をしながら、今インターンしている会社でいくつか仕事があるので、それを基本的にはやっていきます。あとは個人的なプロジェクトですかね。大学院生インタビューを引き続きやっていきたいですね。そして秋学期にThesisを書くのでその準備も始めたいと思います。

 

近況など(インターン、進路etc)

お久しぶりです。また最近ブログ書けていませんでした。あまり書く意欲がなかったというのが本音です。簡単に最近のことをまとめようと思います。

クイーンズの奥地の大学でインターンを始めてから丸2ヶ月がたちました。わたしは大学の交換留学オフィスで働いています。アメリカ人学生が短期や交換留学などで外国(イタリアとフランスが主)に行く際のビザの手続きのアシストをするのがわたしの主な仕事です。最近は学生と直接会って、ビザのアドバイジングもしています。

インターンはそれなりに順調だと思います。いつも一緒に仕事をする先輩的な人がいるんですが、その人が本当にいい人すぎるんですよね。彼女に支えられまくっています。

今まで交換留学には特に興味がなかったんですが(自分が大学時代に経験していないというのもある)、ここでインターンをしたことで交換留学の深い世界を知ることができて、面白いなあと思えるようになりました。

アドバイジングのときに今回が初めてイタリアに行くの!とてもexcitedだよ!と目をキラキラさせて話す学生を見ると、こうやって自国以外を知って、将来の選択肢を広げていくんだなと思うともう涙ですよ。そしてそういう学生のサポートに携われているということが、「留学」という分野にいる者として幸せなことなんだなと思います。

でも今のポジションは今学期限定なので、働くのは5月までです。そのあとはまた違う仕事を見つけないとと思っていますが、今後も交換留学関連の仕事につきたいんですよね。この分野の知見と経験を深めたいという気持ちが、インターンを通してより一層強くなりました。

今までは博士課程への進学を考えていましたが、まあこっちが迷走中でして。自分が研究したいと思うことと、既存のプログラムや研究とどのようにマッチさせられるかでもうわけわからないですね。

だからどうしようかなーという感じですね。交換留学関連オフィスは修士の在学中はインターンとかで働けるけど、卒業したらビザの関係で働くことはまあ難しくなるだろうし。そして博士課程への心の準備もできていないし、新しい世界を知ることで研究テーマもあやふやなところがどんどん増してくるし。

人生また迷走中。夏の予定もまだ決まってないし。

もう少し進路や方向性を考える時間が必要なようです。まあ修士もあと1年だからそんな時間ないんだけどさ。わけわかんないね〜