クイーンズの某大学の交換留学オフィスでのインターン経験

前の学期にやっていたインターンのことについて書こうと思います。よくインターンで何をやっているのか聞かれましたし、自分自身の経験の整理のためにも書き残しておこうと思います。

わたしは2019年の1月17日〜5月10日までの約4ヶ月間、クイーンズの奥地にある某私立大学の交換留学オフィスでインターンをしていました。わたしが通うNYUの国際教育プログラムでは、インターンをしないと卒業ができないことになっています(これも賛否両論ですけど)。その一環でインターンをやったわけです。

仕事を得るまでのことは、この記事に書きました。

americanmatatabi.hatenablog.com

よく間違えられますが、留学生オフィスではないです。交換留学オフィスです。相手する学生の98%はアメリカ人学生でした。アメリカ人学生が1学期間の短期の留学に行く際のお手伝いをするオフィスだと思っていただければ。

今回の記事では具体的にどんなことをやっていたのかを書きます。

わたしの主な業務は以下の通り。

・提携大学とその大学がある都市についての情報収集と、Webサイトに載せるコンテンツ作成

・イタリア学生ビザの領事館ごとの必要書類の違いを調べてまとめる

・150-200人ほどの学生の合格証明証と保険会社からの手紙を印刷してクリップでとめて、alphabetical orderに書類を整理する

・学生のメール対応

・学生がイタリアとフランスのビザ面接に行くにあたっての、必要書類の説明と確認(アドバイジング)

です。

提携大学とその大学がある都市についての情報収集と、Webサイトに載せるコンテンツ作成

わたしがインターンしていた大学では、世界中に約10校くらい交換留学の提携校がありまして、その大学を一個一個調べる作業がこれでした。ホームページにそれぞれの大学の概要、どんな都市に位置しているのか、交通の利便性、どんなプログラムが人気なのか、どんな専攻の人が交換留学できるのかが載っています。そのためのコンテンツ作成として、調べて書く作業って感じですね。

イタリア学生ビザの領事館ごとの必要書類の違いを調べてまとめる

イタリアのビザはどれもそうだと思うんですが、

・面接をする領事館は自分の運転免許証(またはState ID)に記載されている住所を管轄するところじゃないとダメ

・領事館によって提出書類が若干異なる

・領事館によってアプリケーションフォームが異なる

というまあ厄介です。領事館ごとにどんな書類がいるのかどうかを調べて、表にまとめる作業をしました。

というのも学生はアメリカ各地から集まってくるんで、みんな免許の住所がNYとは限らないんですよ。わたしが会った学生で多かったのは、フィラデルフィアとサンフランシスコにapplyする人かな。シカゴとヒューストンが若干名。それぞれ微妙に提出書類が違うんですよ。

この作業はイタリアの学生ビザがどんなものなのかを知るのにあたってとても有意義なものだったと思います。

150-200人ほどの学生の合格証明証と保険会社からの手紙を印刷してクリップでとめて、alphabetical orderに書類を整理する

どの国の学生ビザでも大学からの合格通知は提出義務があると思います。その合格通知を作る作業がありました。

テンプレートドキュメントにWordのMail Mergeで学生の名前や誕生日を挿入し、フランスのビザならPDFにして、イタリアなら保険会社からの手紙も作ってっていうかなり地味で気が遠くなる作業です。

まあフランスは宛名が違う同じ合格通知を2種類作らないといけなかったですね。ひとつはCampus Franceという、ビザ手続きの一番最初にやらないといけないアプリケーション。ここで提出する合格通知はPDFで学生のオンラインアカウントにアップします。また学生がビザ面接に行くときはまた別の合格通知がいるので、これは印刷して、パケットを作っていました。

イタリアの場合は、アメリカの自分の所属大学、イタリアの大学の2つの合格通知と保険会社からの手紙の3つの書類が必要になります。学生ひとりひとりが受け取りやすくするために合格書類パッケージを作ります。3つの書類をクリップでとめて、アコーディオンファイルにアルファベット順に整理します。

この作業してて思いましたが、我々留学生のI-20を作るのもおそらく大学院生のアシスタントなんですよね。彼らがホチキスで何百人、何千人もの学生のI-20をまとめているのかと思うと頭が上がりません(そのためにもI-20は電子化してくれませんかね)。

学生のメール対応

この大学の学生でイタリアとフランスの交換留学に行く人は、ビザの面接前に我々と会って書類のチェックをしてもらわないといけない義務になっていました。ビザアドバイジングです。

学生がアドバイジングの予約をオンラインで取ったら、confirmation emailをわたしが手動で送っていました。まあ自動化できたら楽なんですけど、あえて手動でやっていました。

というのも先ほどちらっと書いた通り、イタリアのビザは領事館ごとに提出書類が異なります。大学のWebsiteにはNYの領事館のRequirementしか載っていません(Websiteの説明書きを読まない人も多数)。フィリーの書類を揃えないといけないのに、NYの書類を持ってきた人がいました。そうするとお互いに時間の無駄になるわけです。

学生が予約に来る前にしっかり自分が揃えないといけない書類を理解させるために、予約の日時のconfirmをするとともに、その人の必要書類の説明も簡単にしていました。まずは学生のpermanent addressを調べ、その住所を管轄する領事館のwebsiteに行き、ビザの詳細リンクを送るって感じですね。

ニュージャージーやメリーランドは州ではなく郡ごとに行く領事館が変わってくるので、いちいち都市名をググって、countyは何ていう名前なのかを調べ、そのcountyはどこの領事館なのかっていうのを確認するという作業をやっていました。

ビザアドバイジング

最後の2ヶ月はほぼずっと学生に会って、彼らのビザ書類の確認をする業務が中心でした。 ビザアドバイジングは個人的にすごく楽しかったですね。

このビザアドバイジングは本来なら書類の説明をする時間ではなく、学生が集めた書類がちゃんと領事館で受理されるかどうかをチェックするものでした。なので我々の目標は、予約の際に学生が全部の必要書類を持ってくることです(application form、パスポート、パスポートサイズの写真、成績表、bank statementなど)。

この大学では学生が自力でビザの申請をしなければいけません。我々はその手助け。どんな書類が必要なのか、それぞれの書類はどんな見た目をしているのか、ビザ面接の予約はいつからいつまでに取らないといけないのかを説明します。

一応オフィスのWebsiteにも必要書類の説明書きはあるんですけど、特に初めて海外に行く学生にとっては理解するのが難しいようでした。まあそりゃそうだよね。わたしも初めてF-1ビザ申請した6年前、わけわからないことだらけだったし。イタリアとフランスはアメリカよりも複雑なので、その気持ちはよくわかります。

というわけで書類やプロセスが複雑なので、よくアドバイジングの時間にも書類を説明することがありました。

面接開始日が近づいてくると(学生は出発日の90日前からじゃないと面接予約できない)きちんと書類を集められる人も増えていきました。まあ先ほど書いた通り、confirmation emailにその人に合わせた必要書類の説明をしたのも効果があったと思います。

アドバイジングの時は、application formに記入漏れはないか、正しいbank statementを持ってきているか、 パスポートサイズの写真はあるのかなどをかなり細かく確認します。例えば、イタリアビザはapplication formに書く住所は自分の免許証に書かれている住所じゃないといけないんですよね。大学の寮の住所とかだとダメなわけです。こういうかなり細かいところ、学生がよく間違えるところを注意深く確認していました。

チェックすると同時に、学生があとで書類不備を確認しやすいように、チェックリストシートにコメントを細かく書いていました。どんな書類が今日はなかったのか、成績表がなかったからregister officeでorderしようとか(どこでorderしたらいいかわからない人もよくいたので、きちんと場所を書く)、パスポートサイズの写真がないからwalgreenとかで撮りに行きましょうとか、prepaid envelopeはFedexUPSはダメ・USPSでもらわないとダメどか。口頭でももちろん言いますが、人は誰しも忘れる生き物なのできちんと書いてあげます。ここまで細かく書くのはわたしが勝手に始めたものですが、学生から「これは助かる。本当にありがとう」と感謝されることが多かったのでやるべきことだと思っていました。

以上です

今学期は精神的に参ることが本当に多すぎて常にストレス爆発状態だったんですが、そんな中でインターンに行くことがわたしにとっての癒しでした。直属のスーパーバイザーが本当にいい人すぎて、こんな人になりたいなといつも思っていました。

東京にいた時の職場がいろんな意味でクソだったというのが引き立ったのか、彼女と仕事をすることで一緒に働く人は改めて大事だなと思わされました。同僚に適度に気を使ってコミュニケーションを円滑に取ること、プロフェッショナルな言葉遣いやマナーなどアメリカで生活したり、働いていく上で大事なことを教わった気がします。

またこのインターンでは、大学生を相手にするカスタマーサービス、ビザの知識とそれらを説明したり確認するスキルを身に付けることができました。ビザは基礎知識があれば、だいたいどこの国も似たようなものなので、知識が応用しやすいです。

英語で仕事をすることについても自信が持てるようになりました。アメリカで働く初めての職場がここでよかったなと心の底から思います。ここで学んだことを元に今後のキャリアに生かしていきます。